28 de setembro de 2020

As auditorias remotas vieram para ficar?

Há muita discussão sobre os trabalhos remotos, inclusive auditorias remotas em tempos de pandemia e isolamento social. Não é à toa, pois estamos aprendendo e nos adaptando a uma nova maneira de trabalhar e nos relacionar. Porém, o uso de tecnologias para otimizar o trabalho já nos acompanha há bastante tempo.

As auditorias remotas têm gerado polêmica e dividido opiniões no nosso meio. Portanto, antes da emissão de qualquer julgamento, é importante que possamos avaliar os pontos positivos neste processo.

Não há dúvida de que esta crise mundial causada pela pandemia do COVID-19 está nos trazendo muitas lições, principalmente nos fazendo repensar o formato de trabalho atual e as nossas relações.

Neste artigo, vou falar um pouco sobre isso, e de forma imparcial, apresentarei a minha humilde opinião sobre o assunto.

Avaliações geram ansiedade

O processo de auditoria sempre gera ansiedade, tanto para os avaliados quanto para os avaliadores. Eu posso dar meu testemunho pois já estive em ambos os lados.

Sabemos que as organizações investem tempo, recursos pessoais e financeiros, para a implantação de projetos de melhoria da gestão, com vistas à certificação, pois querem ter um reconhecimento do mercado pelo bom desempenho obtido.

Portanto, buscam finalizar este processo com uma avaliação que agregue valor. Por isso, é fundamental para aquelas empresas que não buscam somente um certificado na parede, que esse processo não seja apenas para “cumprir tabela” ou para “inglês ver”.

Quando eu falo em agregar valor, não estou me referindo a avaliação com conotação de consultoria. Falo de uma avaliação que seja transparente e que faça os avaliados refletirem por meio dos questionamentos realizados, da releitura de seus processos auditados, para que assim, degraus sejam estabelecidos para a busca de outros patamares de gestão.

Auditoria não é fiscalização! Por isso, eu prefiro chamar de avaliação. Pois os avaliadores têm o papel de traçar, compreender o perfil da organização e buscar a conformidade, não o contrário.

Esta premissa segue independente da modalidade da avaliação, se presencial ou remota.

O que é preciso para uma boa avaliação remota?

As avaliações remotas ganharam mais destaque, principalmente no momento de pandemia que estamos vivendo. Porém, esta já é uma prática considerada e prevista no padrão internacional ISO 19011:2018 – Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão. Mas para que a mesma seja aplicada, são necessários alguns pré-requisitos, como:

  • Tecnologias de informação e comunicação – deve ser observada a disponibilidade dos avaliadores e avaliados quanto ao provimento de recursos de tecnologias de informação e comunicação, contemplando a disponibilidade de conexão de Internet estável e recursos de tecnologia da informação com áudio e vídeo.
  • Proteção e Confidencialidade – As avaliações remotas devem ser conduzidas, por ferramentas de videoconferência que garantam a confidencialidade durante as reuniões.
  • Disponibilização de evidências – Outra questão importante a ser observada, é que os processos auditados, assim como as práticas relativas aos itens avaliativos, devem ser passíveis de verificação remota. Ou seja, devem conter registros, procedimentos, e acessos remotos, de forma que os avaliadores possam acessá-los ou visualizá-los remotamente, a partir de compartilhamento eletrônico durante a auditoria.

Minha opinião sobre as auditorias remotas

Entendo que exista incerteza por parte das organizações quanto a realização de auditorias remotas. Mas, minha opinião é que, respeitados os pré-requisitos acima, a modalidade não interfere na competência e qualidade técnica da avaliação.

Defendo que as tecnologias devam ser usadas, principalmente, nos casos onde a realização da avaliação presencial é limitada. Desta forma, é possível mantermos os processos de Avaliações para manutenção dos Sistemas de Gestão com segurança e qualidade, promovendo a continuidade dos mesmos. 

O mundo mudou, e isto é um fato! Acredito que, já passados mais de 2 meses de isolamento social, estamos mais adaptados às tecnologias. O principal desafio que vejo é o de humanizar o contato por meio da “tela” e continuar presente nas relações de trabalho, assim como éramos antes, na modalidade presencial.

E você, está a favor ou contra a maré da tecnologia?

Roberta de Oliveira

Roberta de Oliveira

Sou diretora de Operações da A4 Quality Services e Avaliadora Líder do Programa de Acreditação de Operadoras da ANS (RN 277) e Programa de Certificação de Boas Práticas em Atenção Primária à Saúde (RN 440). Atuo há mais de 10 anos em Operadoras de Planos de saúde, diretamente na implantação de projetos voltados a Gestão pela Qualidade e Pessoas. Encontre-me também no e-mail robertaoliveira@a4quality.com

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